Tapahtumalataamosta vinkkejä tapahtumien järjestämiseen

Tapahtuma help desk on rakennettu tuomaan helpotusta tapahtumien parissa työskenteleville ja erityisesti ensimmäistä kertaa tapahtumia puuhaaville ihmisille.


Help desk tarkastelee tapahtuman tuottamista kolmesta näkökulmasta: asiakkaan, viranomaisen ja tuottajan.  Kunkin silmin tutustutaan palveluihin, turvallisuuteen, tuotantotekniikkaan, henkilökuntaan ja tilapäisrakenteisiin liittyviin asioihin.

– Tapahtumatuottaminen on paljolti asiakaspalvelutyötä ja tätä halusimme tuoda esiin myös helpparin rakenteessa. Tiukan budjetin ja viranomaisvaatimusten paineessakin on hyvä muistaa katsoa tapahtumaa myös asiakkaan silmin. Asiakkaan näkökulmasta tärkeitä asioita ovat viihtyvyys ja se että tapahtumassa asioiminen on mahdollisimman yksinkertaista. Asiakas pystyy tällöin keskittymään tapahtumasta ja kanssa ihmisistä nauttimiseen, kerto TapahtumaLataamo -hankkeen projektipäällikkö Päivi Alaniska.

Luvat kuntoon

Viranomaiselle viihtyvyyttä tärkeämpää on se, että toiminta on laillista, määräyksiä on noudatettu ja riskit minimoitu. Tuottaja tarkastelee asiaa molempien näiden välistä ja yrittää löytää tasapainon positiivisen asiakaskokemuksen ja määräysten välillä.

Helpparia lukiessa ei kannata tuskastua tapahtuman järjestämiseen liittyvien asioiden määrästä. Tapahtumien vaatimukset viranomaisien puolelta vaihtelevat ohjelmasisällön, paikan ja tilaisuuden yleisömäärän mukaan. Jo oman työmäärän optimoimiseksi, tapahtumaa järjesteltäessä kannattaa olla yhteyksissä oman kunnan viranomaisiin.

– Esimerkiksi melulupaa ei välttämättä tarvita mikäli tapahtuma järjestetään päiväsaikaan yleisesti tunnustetulla tapahtumapaikalla. Tämä ei kuitenkaan poissulje sitä, että lähialueen asukkaita ja toimijoita on aina hyvä tiedottaa asiasta. Avoimuus on yleisötapahtuman järjestämisessä hyvä pitää mielessä. Parhaassa tapauksessa tiedottaminen toimii myös markkinointina ja tuo tapahtumaan lisäasiakkaita, lisää Alaniska.


TapahtumaLataamo-hankkeella mm. autetaan pieniä tapahtumia, kuten Aukustiskatea Jalasjärvellä, kehittymään.

Vinkkejä muilta

Alaniska rohkaisee myös tutustumaan muiden järjestämiin tapahtumiin.

– Naapurikylän tapahtumasta saattaa saada hyviä ideoita oman tapahtuman järjestelyihin. Lisäksi avoin keskustelu tapahtumajärjestäjien kesken voi poikia esimerkiksi talkoolaisten vaihtoa, vinkin luotettavasta palveluntarjoajasta tai idean tapahtumien yhteismarkkinoinnista.

Tapahtuma help desk on rakennettu Liiveri ry:n Tapahtumalataamo –hankkeessa. Helpparin sivustolta löytyvät myös tapahtumaprotojen ja tapahtumien kehittämiseen liittyvien työkalujen raportit.

Tutustu Tapahtumalataamoon!

http://tapahtumahelpdesk.fi.

Kategoria(t): Ei kategoriaa. Lisää kestolinkki kirjanmerkkeihisi.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *